Information about Gro Advokatbyrås behandling av personuppgifter (enligt Dataskyddsförordningen 2016/679/EG)

För Gro Advokatbyrå AB (”Gro”, ”vi”, ”oss”) är det viktigt att du känner dig trygg med hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Den här informationen riktar sig till dig som är kontaktperson hos någon av våra klienter och samarbetspartners, för dig som söker arbete hos oss eller på annat sätt har kontakt med oss och därmed delger oss information om dig. Här beskriver vi hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter, vilka rättigheter du har i detta avseende och hur du kan göra dem gällande samt var du kan vända dig med eventuella frågor.

Personuppgiftsansvarig för de behandlingar av dina personuppgifter som beskrivs här är: Gro Advokatbyrå AB (org. nummer: 559073-6723) www.groadvokat.se

Om du har frågor kring vår behandling av dina personuppgifter, kontakta oss via: info@groadvokat.se

Ändamål och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter i samband med advokatuppdrag och uppdragsförfrågningar

KYC/AML

Enligt lag måste vi kontrollera våra klienters och deras verkliga huvudmäns (dvs. de fysiska personer som har den yttersta kontrollen över klienten) identiteter samt i vissa fall tillgångars ursprung. Vi kommer därför att behöva be om identitetshandlingar för klienters företrädare och verkliga huvudmän samt eventuellt handlingar som utvisar varifrån medel och andra tillgångar kommer. Vi är även skyldiga att verifiera den information som lämnas och för detta ändamål kan vi komma att inhämta information från privata eller offentliga register eller andra externa källor. All information och dokumentation som vi erhåller eller inhämtar i samband med dessa kontroller är vi skyldiga att behandla och behålla enligt lag. För utförande av advokatuppdrag och hantering av uppdragsförfrågningar kan vi komma att samla in och behandla namn, e-postadress och telefonnummer om kontaktpersoner för det klientbolag eller den klientorganisation som uppdraget avser. Vi kan, beroende på uppdragets karaktär, även komma att samla in andra kategorier av personuppgifter om andra kategorier av personer i samband med utförande av advokatuppdrag eller förberedelse inför uppdrag. Personuppgifter som behandlas av oss kan komma att kompletteras genom att vi inhämtar uppgifter från privata eller offentliga register eller andra externa källor.

Gro behandlar personuppgifterna för att genomföra utvärderingen av om vi kan acceptera uppdraget samt för administreringen och utförandet av det (i förekommande fall). Uppgifterna behandlas på grundval av att vi ska kunna fullgöra vårt uppdragsavtal med klienten samt de rättsliga förpliktelser som åligger oss. Uppgifterna behandlas även i syfte att kommunicera med klienten eller annan (på uppdrag av klienten i förekommande fall) kring uppdraget samt för hanteringen av uppdragsförfrågan och utförandet av uppdraget. Denna kommunikation betraktas som en viktig del av Gros tillhandahållande av advokattjänster vilket innebär att sådan kommunikation inte kan väljas bort.

Kontaktuppgifter till kontaktpersoner för klientbolag eller klientorganisationer kan komma att behandlas för att Gro ska kunna skicka annan information än sådant som rör ett visst uppdrag till dessa personer såsom nyheter om Gro, inbjudan till utbildningar och andra tillställningar (sådana eventuella nyhetsutskick kan du välja att tacka nej till genom att du meddelar oss det). Uppgifterna som behandlas för dessa ändamål behandlas på grundval av våra berättigade intressen av att utveckla verksamheten och kommunicera med Gros kontakter och nätverk. Vi behöver som regel även behandla klienters företrädare och verkliga huvudmäns personuppgifter för samma ändamål som anges här ovan och du som Gros kontaktperson ansvarar för att dessa personer har tagit del av denna information och accepterar behandlingen.

Vilka kan ges tillgång till dina personuppgifter?

Vi kommer inte att lämna ut personuppgifter till utomstående annat än i de fall då (i) det särskilt överenskommits mellan Gro och den aktuella individen (ii) då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata individs rättigheter, (iii) om det är nödvändigt för att vi ska fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol, eller (iv) för det fall vi anlitar utomstående tjänsteleverantörer som utför uppdrag för vår räkning. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till domstolar, myndigheter, motparter och motpartsombud om det är nödvändigt för att tillvarata individs rättigheter.

Vi är skyldiga att anmäla misstankar om penningtvätt eller terrorismfinansiering till Finanspolisen samt förhindrade att underrätta er om att sådana misstankar föreligger. Om misstankar om penningtvätt eller terrorismfinansiering föreligger är vi skyldiga att avböja eller frånträda uppdraget.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Personuppgifterna sparas, i enlighet med den skyldighet som åvilar Gro enligt Vägledande regler för god advokatsed, under en tid om tio år från dagen för ärendets slutförande, eller den längre tid som påkallas av ärendets natur. Uppgifter som behandlas i syfte att utveckla och marknadsföra advokatbyråns verksamhet sparas under en tid om ett år efter den senaste kontakten. Om du avanmäler dig från nyhetsbrev eller liknande från Gro kommer uppgifterna omedelbart att sluta behandlas för sådana ändamål.

Gros behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.
De uppgifter som du delger Gro i samband med att du skickar in en ansökan om praktik eller arbete hos oss behandlas endast internt hos Gro, uppgifterna delas inte med tredje part och kommer endast att vara tillgängliga för de individer hos Gro som är involverade i den aktuella rekryteringen. Den behandling vi utför med dina personuppgifter sker med stöd av en intresseavvägning enligt dataskyddsförordningen som laglig grund eftersom den får anses nödvändig för Gros intresse av att kunna ta del av din ansökan och genomföra rekryteringsprocessen för den tjänst du sökt hos oss. Personuppgifterna behandlas endast i syfte att gå igenom din ansökan och bedöma hur väl den matchar utlyst tjänst samt för att kontakta dig under rekryteringsprocessen såsom kalla dig till intervju, ge dig ett anställningserbjudande eller meddela att du tyvärr inte har fått tjänsten. Endast de uppgifter som du själv lämnar till oss i samband med din ansökan registreras av oss och samtliga uppgifter kommer att raderas så snart den aktuella tjänsten är tillsatt.

Var behandlas dina personuppgifter?

Behandling av dina personuppgifter sker som huvudregel endast inom EU/EES. För det fall Gro vid något tillfälle behöver använda en underleverantör med etablering i ett land utanför EU/EES eller på annat sätt behandla dina personuppgifter utanför EU/EES inom ramen för uppdraget kommer Gro att vidta alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Dina rättigheter:

Du har rätt att kostnadsfritt begära information från Gro om användningen av de personuppgifter som rör dig. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller radera uppgifter som är felaktiga eller begränsa behandlingen av sådana uppgifter i den utsträckning sådan rätt föreligger enligt dataskyddslagstiftningen. Du har vidare rätt att begära att dina uppgifter inte behandlas för direktmarknadsföringsändamål. Du har också rätt att få del av dina personuppgifter i ett maskinläsbart format eller, om det är tekniskt möjligt, att få uppgifterna överförda till en tredje part som du anvisar. Om du är missnöjd med vår behandling kan du lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet vilket i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se). Du kan också vända dig till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

Kontakta Gro på info@groadvokat.se om du har några frågor om Gros personuppgiftsbehandling.